KI-Schulung für Mitarbeitende: Welche Inhalte reichen und wie lang sie sein sollte

Eine KI-Schulung für kleine Betriebe braucht keine Stunden. Fünf Themen in 20 Minuten reichen, wenn die eigenen Regeln vorkommen. Welche Inhalte hineingehören, was weggelassen werden kann und wie du die Teilnahme belegst.

Art. 4 der EU-KI-Verordnung verlangt Maßnahmen, um die KI-Kompetenz des Personals zu unterstützen. Welche Inhalte das sind, sagt das Gesetz nicht. Die EU-Kommission empfiehlt Maßnahmen, die zum Kontext passen: zu den Tools, die im Einsatz sind, und zu den Leuten, die sie nutzen. Für einen kleinen Betrieb heißt das: kurz, konkret, mit den eigenen Regeln.

Wie lang eine Schulung sein sollte

Unter 20 Minuten pro Person. Bei zwanzig Leuten sind das rund sieben Arbeitsstunden für den ganzen Betrieb. Alles, was länger dauert, wird verschoben, unterbrochen oder nur zur Hälfte gemacht. Die Schulung sollte auf dem Handy funktionieren, weil die Aushilfe im Verkauf und der Geselle auf der Baustelle keinen Schreibtisch haben.

Ein Wissenstest gehört dazu, aber ohne Noten. Bei einer falschen Antwort erscheint die Erklärung, die Person probiert es noch einmal. Wer Punktestände pro Person speichert, bewegt sich in Richtung Leistungskontrolle, und die ist in Betrieben mit Betriebsrat mitbestimmungspflichtig.

Fünf Themen, die reichen

1. Bessere Anfragen stellen (Praxis, 3 Minuten). Was ein Tool braucht, damit das Ergebnis passt: Aufgabe, Kontext, Form, Grenzen. Ein Beispiel aus dem Alltag, etwa eine Kundenmail zu einer Lieferverzögerung, in einer schwachen und einer starken Fassung. Und der Hinweis, dass Nachbessern im selben Gespräch schneller ist als neu anfangen.

2. Was eingegeben werden darf und was nie (Praxis, 4 Minuten). Das wichtigste Modul. Drei Listen: nie eingeben (Passwörter, Gesundheitsdaten, Kundenlisten, Verträge von Kunden, interne Zahlen), nur im Firmenkonto und nur wenn nötig (Namen einzelner Personen), immer in Ordnung (allgemeine Fragen, eigene Texte ohne Personenbezug). Dazu der Unterschied zwischen Privatkonto und Firmenkonto und der Satz: Wenn doch etwas passiert, sofort melden.

3. Ergebnisse prüfen (Praxis, 3 Minuten). KI-Tools erfinden Zahlen, Paragrafen und Quellen in perfektem Deutsch. Die Verantwortung bleibt bei der Person, die ein Ergebnis verwendet. Entscheidungen über Menschen trifft nie ein Tool.

4. Kennzeichnung nach außen (Regeln, 3 Minuten). Die drei Fälle aus Art. 50: Chatbot, realistische Bilder, veröffentlichte Texte. Und welche davon den eigenen Betrieb betreffen. Dazu die Klarstellung, dass es für gängige Tools kein amtliches Register, kein amtliches Zertifikat und keine vorgeschriebene jährliche Schulung gibt.

5. Unsere Regeln (Regeln, 3 Minuten). Der Teil, der nur für diesen Betrieb gilt: welche Tools erlaubt sind, mit welchem Konto, mit welcher Regel, welche nicht, und wer die Ansprechperson ist. Ohne dieses Modul schult ihr Verhalten, das niemand festgelegt hat.

Was weggelassen werden kann

Wie neuronale Netze funktionieren. Die Geschichte der künstlichen Intelligenz. Der Aufbau der Verordnung mit allen Anhängen. Prompt-Techniken für Fortgeschrittene. Das alles ist interessant und für die Frage „Darf ich die Kundenliste hochladen?“ ohne Bedeutung.

Wer geschult werden sollte

Alle, die im Auftrag des Betriebs KI-Tools nutzen oder nutzen könnten: Angestellte, Aushilfen, Auszubildende, Freie, Praktikantinnen und Praktikanten. Neue Leute bekommen die Schulung beim Einstieg. Ob eine Auffrischung nach einem Jahr sinnvoll ist, entscheidet der Betrieb; eine Pflicht dazu gibt es nicht. Sinnvoll ist eine Nachschulung, wenn neue Tools dazukommen oder sich die Regeln ändern.

Wie du die Teilnahme belegst

Mit einem Unterweisungsverzeichnis: wer, wann, welche Inhalte, wie lange. Die EU-Kommission nennt so ein Verzeichnis als ausreichenden Beleg. Jede Person bekommt eine Teilnahmebestätigung mit denselben Angaben. Was hineingehört und was nicht, steht im Artikel Unterweisungsverzeichnis.

Ein Beispiel

Eine Zahnarztpraxis mit neun Leuten führt DeepL für Briefe an ausländische Patientinnen ein und Copilot in Microsoft 365 für interne Texte. Die Praxismanagerin legt fest: beide erlaubt, Patientendaten in keinem Tool, ChatGPT im Privatkonto nicht erlaubt. Die Schulung dauert 18 Minuten und endet mit genau diesen drei Sätzen in Modul 5. Nach zehn Tagen haben alle neun teilgenommen, das Verzeichnis zeigt neun Zeilen, und die Praxis hat ihre Maßnahme nach Art. 4 dokumentiert.

So macht es Verdalo

Genau diese fünf Module bilden die Schulung bei Verdalo, mit zehn Fragen und Sofort-Feedback, ohne Noten, ohne Konto für die Mitarbeitenden, über einen Einladungslink. Modul 5 entsteht aus eurer Freigabeliste und nennt Tools, Regeln und Ansprechperson beim Namen. Jede Teilnahme landet im Unterweisungsverzeichnis, jede Person bekommt eine Teilnahmebestätigung mit Prüfcode.

Quellen

Orientierungshilfe, keine Rechtsberatung im Einzelfall.