Unterweisungsverzeichnis KI: Was hineingehört und wie Verdalo es für dich führt

Vier Angaben reichen, um Maßnahmen nach Art. 4 zu belegen: wer, wann, welche Inhalte, wie lange. Was nicht hineingehört, was das Verzeichnis nicht ist und wie du es ohne Excel-Liste führst.

Ein Unterweisungsverzeichnis ist die einfachste Form, Maßnahmen zur KI-Kompetenz zu belegen. Die EU-Kommission nennt in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz ein internes Verzeichnis der Schulungen und anderen Maßnahmen als ausreichenden Beleg. Ein Zertifikat ist nicht nötig, eine Meldung an eine Behörde auch nicht.

Vier Angaben reichen

Wer: Name der Person
Wann: Datum der Teilnahme
Welche Inhalte: die Module oder Themen
Wie lange: die ungefähre Dauer

Diese vier Felder sind eine praktische Struktur, die sich an der Empfehlung der Kommission orientiert. Das Gesetz schreibt keine bestimmten Felder vor. Sinnvoll ist außerdem eine Spalte für die Fassung der Richtlinie, die zum Zeitpunkt der Schulung galt, damit sich später nachvollziehen lässt, welche Regeln gelehrt wurden.

Was nicht hineingehört

Ein Punktestand oder eine Note gehört nicht in das Verzeichnis. Art. 4 verlangt Maßnahmen, keinen Kompetenznachweis pro Person. Wer Ergebnisse von Wissenstests pro Mitarbeitendem speichert, bewegt sich Richtung Leistungskontrolle. In Betrieben mit Betriebsrat ist das nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig, und nach § 26 BDSG braucht die Verarbeitung von Beschäftigtendaten einen Zweck, den ein Punktestand nicht liefert.

Auch die E-Mail-Adresse der Person ist nur nötig, wenn ihr die Teilnahmebestätigung zuschicken wollt. Sonst reicht der Name.

Was das Verzeichnis nicht ist

Es ist kein Nachweis der Einhaltung der Verordnung und kein amtliches Zertifikat. Es zeigt datiert und nachvollziehbar, was ihr getan habt. Bei Nachfragen von Kunden, Auftraggebern oder Behörden legt ihr dieses Dokument vor, zusammen mit der Richtlinie, die zu dem Zeitpunkt galt.

Wichtig ist der Unterschied zum Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO. Das ist ein anderes Dokument mit anderem Zweck. Wer beides führt, hält sie auseinander: Das eine beschreibt Datenverarbeitungen, das andere belegt Schulungen.

Wann ein Eintrag entsteht

Jede Maßnahme, die zur KI-Kompetenz beiträgt, kann ein Eintrag sein: die Schulung über den Einladungslink, eine Teambesprechung zu den neuen Regeln, ein Aushang in der Kaffeeküche, eine Nachschulung, wenn ein neues Tool dazukommt. Am belastbarsten ist der Eintrag, wenn die Person die Maßnahme selbst abgeschlossen und ihren Namen eingetragen hat.

Neue Leute bekommen denselben Link wie alle anderen. Ihr Eintrag entsteht, sobald sie die Schulung abschließen, ohne dass jemand eine Tabelle anfassen muss.

Wer das Verzeichnis führt

Eine Excel-Tabelle reicht dafür aus. Jemand muss sie aber pflegen und bei jeder neuen Person, jedem neuen Tool und jeder Änderung der Regeln wieder anfassen. Erfahrungsgemäß ist die Tabelle nach einem halben Jahr nicht mehr aktuell.

Verdalo legt jeden Eintrag an, sobald jemand die Schulung über den Einladungslink abschließt: Name, Datum, Module, gerundete Dauer, bestanden. Du kannst das Verzeichnis als Tabelle ansehen, einzelne Zeilen löschen, wenn jemand den Betrieb verlässt, und es als PDF mit Datum, Versionsnummer und Prüfcode ausgeben. Es ist außerdem Teil des Dossiers, das Richtlinie, Übersicht und Verzeichnis in einem Dokument bündelt.

Ein Beispiel

Ein Steuerbüro mit acht Leuten schult im September. Sieben machen die Schulung in der ersten Woche, die achte Person ist im Urlaub und macht sie im Oktober. Im November kommt eine neue Mitarbeiterin. Das Verzeichnis zeigt neun Zeilen mit drei verschiedenen Daten und zwei Fassungen der Richtlinie, weil im Oktober ein Tool dazukam. Genau so sieht dokumentierte Sorgfalt aus: nicht alle am selben Tag, sondern jeder zu seiner Zeit, mit Datum.

Quellen

Orientierungshilfe, keine Rechtsberatung im Einzelfall.