KI-Richtlinie Muster: ein vollständiges Beispiel

Diese Richtlinie regelt, wie wir bei Muster GmbH KI-Tools nutzen. Sie gilt ab dem 6. September 2026 und ersetzt alle früheren mündlichen Absprachen dazu.

Wir nutzen KI, weil sie uns Arbeit abnimmt: Texte, Übersetzungen, Ideen, Recherche. Damit das gut geht, braucht es klare Regeln: Welche Tools sind erlaubt, was darf hinein, was nicht, und wer schaut drüber, bevor etwas rausgeht.

Die Richtlinie ist kurz gehalten, damit sie im Alltag hilft. Wenn etwas unklar ist, fragst du nach, bevor du das Tool einsetzt.

Die Richtlinie gilt für alle, die für Muster GmbH arbeiten: Angestellte, Aushilfen, Auszubildende, Freie und Praktikantinnen und Praktikanten, sobald sie im Auftrag von Muster GmbH KI-Tools nutzen. Sie gilt auf Firmengeräten genauso wie auf privaten Geräten, wenn es um Firmenaufgaben geht.

Sie gilt für alle KI-Tools: Chat-Assistenten, Übersetzer, Bild- und Videogeneratoren, KI-Funktionen in Office-Programmen und Chatbots im Kundenkontakt. Das gilt auch für Tools, die hier nicht namentlich stehen.

Wir arbeiten mit einer Freigabeliste. Was nicht auf der Liste steht, ist nicht freigegeben. Neue Tools schlägst du bei Anna Beck vor; sie werden geprüft und dann in die Liste aufgenommen oder abgelehnt.

Erlaubt

• DeepL Pro
• Copilot in Microsoft 365

Erlaubt mit Regel

• ChatGPT Business oder Enterprise (Firmenkonto): Keine Kundendaten eingeben. Texte nach außen prüft ein Mensch.

Nicht erlaubt

• ChatGPT (Free, Plus oder Pro, privates Konto)

Gibt es für ein Tool Firmenkonten, nutzt du nur diese. In private Konten gibst du keine Firmendaten ein.

Alles, was du in ein KI-Tool eingibst, geht an den Anbieter des Tools und wird dort verarbeitet. Deshalb gilt:

• Niemals eingeben: Passwörter, Zugangsdaten, Gesundheitsdaten, Daten von Kindern, Bankdaten, Geschäftsgeheimnisse, Verträge mit Kundinnen und Kunden, interne Zahlen, die nicht öffentlich sind.
• Nur mit Firmenkonto und nur, wenn es für die Aufgabe nötig ist: Namen, E-Mail-Adressen und andere personenbezogene Daten. Vorher prüfst du, ob es auch anonymisiert geht.
• Immer erlaubt: allgemeine Fragen, eigene Texte ohne Personenbezug, öffentlich bekannte Informationen.

Nach unserer Freigabeliste geben wir in KI-Tools keine personenbezogenen Daten ein. Ändert sich das, passen wir diese Richtlinie an und prüfen vorher, ob der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag anbietet.

Lade keine Fotos oder Aufnahmen echter Personen in Bild- oder Videowerkzeuge, außer die Person hat ausdrücklich zugestimmt und der Einsatz ist freigegeben.

KI-Tools klingen sicher, auch wenn sie falsch liegen. Deshalb bleibt die Verantwortung für ein Ergebnis bei der Person, die es verwendet.

• Lies alles, was ein Tool erzeugt, bevor du es weitergibst.
• Prüfe Zahlen, Namen, Daten, Zitate und Rechtsaussagen an der Quelle.
• Verlass dich bei Entscheidungen über Menschen (Einstellung, Kündigung, Bewertung, Kredit) nie auf ein KI-Ergebnis.
• Kennzeichne intern, wenn ein Text oder Bild mit KI erstellt wurde, damit Kolleginnen und Kollegen wissen, was sie prüfen müssen.

Wenn ein Tool etwas Sensibles ausgibt, zum Beispiel Daten anderer Personen, brichst du ab und meldest es.

Wenn KI-Ergebnisse unser Haus verlassen, gelten die Transparenzregeln der EU-KI-Verordnung (Art. 50, seit dem 2. August 2026):

• KI-Texte, die die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren, tragen einen Hinweis, es sei denn, eine Person hat sie redaktionell geprüft und verantwortet. Normale Angebote, Newsletter und Social-Media-Posts mit menschlicher Prüfung brauchen keinen Hinweis.

Die passenden Textbausteine stehen im Anhang dieser Richtlinie.

Ansprechperson für alles rund um KI ist Anna Beck (anna@muster.de). Dort meldest du neue Tools, Unsicherheiten und Pannen, zum Beispiel wenn versehentlich vertrauliche Daten in ein Tool gelangt sind. Eine Panne zu melden ist erwünscht, auch wenn es dir unangenehm ist.

Alle Mitarbeitenden machen einmal die kurze Schulung zu dieser Richtlinie. Die Teilnahme halten wir in unserem Unterweisungsverzeichnis fest; es ist unser Beleg für Maßnahmen zur KI-Kompetenz nach Art. 4 der EU-KI-Verordnung. Wer neu anfängt, macht die Schulung in den ersten vier Wochen.

Diese Richtlinie prüfen wir mindestens einmal im Jahr und immer, wenn sich unsere Freigabeliste oder die Rechtslage ändert. Jede Fassung trägt Datum, Versionsnummer und einen Prüfcode, damit wir nachweisen können, welche Fassung wann galt.

Wer gegen diese Richtlinie verstößt, spricht zuerst mit der Ansprechperson für KI. Darüber hinaus gelten die arbeitsrechtlichen Regeln von Muster GmbH. Besteht ein Betriebsrat, klärt die Geschäftsführung die Mitbestimmung, bevor diese Richtlinie und die Schulung eingeführt werden.

Rechtsstand dieser Fassung: 5. September 2026. Strukturierte Orientierungs- und Dokumentationshilfe nach EU-KI-Verordnung, keine Rechtsberatung und keine Konformitätsbewertung.