KI-Richtlinie: Was eine kostenlose Vorlage kann und was nicht

Kostenlose Muster von Kammern und Verbänden sind ein guter Anfang. Was einer Vorlage fehlt, was in eine KI-Richtlinie für einen kleinen Betrieb gehört und wie du in 30 Minuten zu einer Fassung mit Firmenbezug kommst.

Kammern, Verbände und Kanzleien bieten kostenlose Muster für KI-Richtlinien an. Für den Einstieg lohnt sich der Blick, denn sie zeigen, welche Themen eine Richtlinie abdecken sollte. Eine fertige Richtlinie für deinen Betrieb ist ein Muster aber nicht. Der Unterschied liegt in den Stellen, die du selbst ausfüllen musst, und genau an denen bleiben die meisten Vorlagen liegen.

Was eine Vorlage gut kann

Eine gute Vorlage zeigt den Aufbau: Zweck, Geltungsbereich, erlaubte Tools, Umgang mit Daten, Prüfung von Ergebnissen, Kennzeichnung nach außen, Ansprechperson, Änderungen. Das ist dieselbe Struktur, die auch Verdalo verwendet, und du findest sie in der Muster-Richtlinie komplett ausgefüllt.

Eine Vorlage erklärt außerdem, warum die einzelnen Abschnitte wichtig sind. Wer noch nie über KI im Betrieb nachgedacht hat, bekommt so eine Landkarte der Fragen, die zu klären sind: Welche Konten dürfen Mitarbeitende nutzen? Was darf in ein Tool eingegeben werden? Wer prüft Ergebnisse, bevor sie an Kunden gehen?

Was einer Vorlage fehlt

Firmenbezug. Welche Tools bei euch erlaubt sind, mit welchen Regeln, und welche nicht, steht in keiner Vorlage. Der Abschnitt „Erlaubte Tools“ ist in fast jedem Muster ein leerer Kasten oder ein allgemeiner Satz wie „nur freigegebene Werkzeuge“. Was freigegeben ist, musst du selbst festlegen, und zwar Tool für Tool.
Verbindung zur Schulung. Dein Team muss die Regeln kennen, sonst kann sich niemand daran halten. Eine Richtlinie, die im Laufwerk liegt, ändert im Alltag nichts. Die Schulung sollte eure Regeln wörtlich zeigen, mit den Namen der Tools und der Ansprechperson.
Nachweis. Ein Word-Dokument hat kein Datum, das jemand prüfen kann, und keine Versionshistorie. Fragt ein Auftraggeber oder eine Behörde nach, welche Fassung wann galt, brauchst du eine Antwort, die nicht auf „müsste die von letztem Frühjahr sein“ hinausläuft.
Pflege. Ändert sich die Freigabeliste oder die Rechtslage, muss jemand das Dokument anfassen, die Schulung anpassen und das Datum nachziehen. In der Praxis passiert das selten, und die Richtlinie veraltet still.
Kennzeichnung nach Art. 50. Seit dem 2. August 2026 gelten Transparenzpflichten für Chatbots und für KI-Inhalte, die nach außen gehen. Die meisten Vorlagen aus den Jahren davor kennen diese Bausteine nicht.

Was in eine KI-Richtlinie für einen kleinen Betrieb gehört

Für einen Betrieb mit 5 bis 250 Leuten reichen acht bis neun kurze Abschnitte. Länger sollte eine Richtlinie nicht sein, sonst liest sie niemand.

1. Zweck. Warum es die Richtlinie gibt und ab wann sie gilt.
2. Für wen sie gilt. Alle, die im Auftrag des Betriebs KI nutzen, auf Firmengeräten und auf privaten Geräten.
3. Erlaubte Tools. Drei Listen: erlaubt, erlaubt mit Regel, nicht erlaubt. Mit den Konten, die gemeint sind, denn ChatGPT im Privatkonto und ChatGPT Team sind zwei verschiedene Fälle.
4. Umgang mit Daten. Was nie in ein Tool gehört, was nur ins Firmenkonto darf, was immer in Ordnung ist.
5. Ergebnisse prüfen. Die Verantwortung bleibt bei der Person, die ein Ergebnis verwendet.
6. Bilder, Marken und fremde Inhalte. Keine Logos oder bekannten Personen als Vorlage, keine fremden Dateien hochladen.
7. Kennzeichnung nach außen. Nur die Fälle, die euch betreffen: Chatbot, Bilder, Texte.
8. Ansprechperson. Ein Name, eine E-Mail-Adresse, an die Fragen und Pannen gehen.
9. Änderungen. Wann die Richtlinie geprüft wird und wie Fassungen unterschieden werden.

Wie es bei Verdalo läuft

Du entscheidest pro Tool: erlaubt, erlaubt mit Regel, nicht erlaubt. Daraus baut Verdalo die Richtlinie, das Modul „Unsere Regeln“ in der Schulung und die Bausteine nach Art. 50. Ein Sprachmodell entscheidet dabei nichts, die Abschnitte kommen aus festen Bausteinen. Jede Fassung bekommt Datum, Versionsnummer und einen Prüfcode, den jeder unter verdalo.de/verify prüfen kann.

Den Aufbau nimmst du also aus der Vorlage, die Inhalte kommen aus deinen Entscheidungen. Wie das fertig aussieht, zeigt die Muster-Richtlinie der Muster GmbH. Welche Tools mit welcher Ampel starten, siehst du unter KI-Tools.

Quellen

Orientierungshilfe, keine Rechtsberatung im Einzelfall.