ChatGPT im Betrieb erlauben? Free, Plus und Team im Vergleich, mit Regelvorschlag

Ob ChatGPT im Betrieb erlaubt sein sollte, hängt am Konto. Privatkonto, Plus, Team und Enterprise unterscheiden sich bei Vertrag, Training und Löschung. Was ein kleiner Betrieb festlegen sollte, mit fertiger Regel.

„Dürfen wir ChatGPT benutzen?“ ist die häufigste KI-Frage in kleinen Betrieben, und sie hat keine Ja-oder-Nein-Antwort. Die richtige Antwort lautet: Kommt auf das Konto an. Ein privates Konto und ein Firmenkonto sind zwei verschiedene Tools, auch wenn die Oberfläche gleich aussieht.

Warum das Konto entscheidet

Bei einem Privatkonto (Free oder Plus) schließt die einzelne Person einen Vertrag mit OpenAI, nicht der Betrieb. Nach den Angaben von OpenAI können Eingaben aus Privatkonten standardmäßig zur Verbesserung der Modelle verwendet werden, solange die Person das nicht in den Einstellungen abschaltet. Der Betrieb hat keinen Auftragsverarbeitungsvertrag, keine Kontrolle über die Einstellungen und keine Möglichkeit, Konten zu sperren, wenn jemand geht.

Bei Team, Business oder Enterprise schließt der Betrieb den Vertrag. Nach den Angaben von OpenAI werden Eingaben aus diesen Konten standardmäßig nicht zum Training verwendet, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum) ist verfügbar, und Administratoren verwalten die Konten. Die genauen Bedingungen stehen auf der Seite zu Enterprise Privacy bei OpenAI, und sie ändern sich gelegentlich. Prüf sie vor dem Einsatz mit personenbezogenen Daten selbst.

Drei typische Entscheidungen

ChatGPT im Privatkonto: nicht erlaubt. Nicht, weil das Tool schlecht ist, sondern weil der Betrieb keinen Vertrag hat. Firmendaten in einem Konto, das dem Betrieb nicht gehört, sind ein Datenschutzproblem und ein Geschäftsgeheimnisproblem zugleich.
ChatGPT Team oder Business: erlaubt mit Regel. Die Regel lautet meistens: keine personenbezogenen Daten von Kunden eingeben, keine Verträge und Kalkulationen hochladen, Texte nach außen prüft ein Mensch. Wer Kundendaten eingeben will, braucht vorher den Auftragsverarbeitungsvertrag und einen Grund.
ChatGPT Enterprise: erlaubt mit Regel. Wie Team, mit mehr Verwaltung. Für Betriebe unter 250 Leuten selten nötig.

Ein Regelvorschlag, den du übernehmen kannst: „ChatGPT nur im Firmenkonto. Keine Kundendaten, keine Verträge, keine internen Zahlen eingeben. Texte, die nach außen gehen, prüft vorher ein Mensch.“

Was in ChatGPT nie hineingehört

Unabhängig vom Konto: Passwörter und Zugangsdaten, Gesundheitsdaten, Daten von Kindern, Bankdaten, vollständige Kundenlisten, Personalakten, Bewerbungen. Diese Liste steht in jeder vernünftigen KI-Richtlinie, und sie gehört in die Schulung, damit die Aushilfe sie genauso kennt wie die Geschäftsführung.

Was immer in Ordnung ist: allgemeine Fragen, eigene Texte ohne Personenbezug, öffentlich bekannte Informationen. Ein Angebot vorformulieren, ohne Kundennamen und ohne interne Preise, ist ein typischer Fall, der im Firmenkonto in Ordnung ist.

Kennzeichnung nach Art. 50

Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten der KI-Verordnung. Für Texte, die mit ChatGPT vorformuliert wurden, heißt das: Ein Text zu Themen von öffentlichem Interesse, der ohne redaktionelle Prüfung veröffentlicht wird, braucht einen Hinweis. Ein Angebot, ein Newsletter oder ein Social-Media-Post, den eine Person geprüft hat und verantwortet, braucht keinen Hinweis. Die Regel „Texte nach außen prüft ein Mensch“ deckt das ab.

Wenn ihr mit ChatGPT einen Chatbot für eure Website baut, gilt Art. 50 Abs. 1: Der Bot muss sich als KI zu erkennen geben. Läuft er unter eurem Namen, könnt ihr nach Art. 25 als Anbieter gelten. Mehr dazu im Artikel Chatbot kennzeichnen.

Ein Beispiel

Ein Sanitärbetrieb mit 15 Leuten hat drei ChatGPT-Nutzer: der Chef im Privatkonto Plus, die Büroleitung im Privatkonto Free, ein Geselle in der App auf dem Handy. Alle drei geben gelegentlich Kundennamen ein, weil sie Mails beantworten. Nach der Entscheidung sieht es so aus: ein Team-Konto mit drei Plätzen, Privatkonten für Firmenaufgaben nicht erlaubt, Regel „keine Kundendaten“. Die Schulung erklärt, warum „ein Kunde“ statt „Herr Müller“ reicht. Kosten: drei Team-Plätze im Monat statt zwei Plus-Abos, also kaum mehr. Gewonnen: ein Vertrag, eine Verwaltung, eine Regel, die alle kennen.

So handhabt es Verdalo

In der Freigabeliste stehen ChatGPT im Privatkonto und ChatGPT Team als zwei getrennte Einträge mit eigener Ampel: ChatGPT Free startet auf Rot, ChatGPT Team auf Gelb mit dem Regelvorschlag von oben. Du entscheidest, die Entscheidung landet in der Richtlinie und in Modul 5 der Schulung.

Quellen

Orientierungshilfe, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Anbieterangaben ändern sich, prüf sie vor dem Einsatz mit personenbezogenen Daten beim Anbieter.