AVV für KI-Tools: Wann du einen Auftragsverarbeitungsvertrag brauchst und wo Anbieter ihn anbieten

Sobald personenbezogene Daten in ein KI-Tool gehen, braucht der Betrieb einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Welche Anbieter einen anbieten, was ohne AVV geht und wie du das in einer Minute prüfst.

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV, englisch Data Processing Agreement oder Addendum) regelt, was ein Dienstleister mit personenbezogenen Daten tun darf, die ihr ihm anvertraut. Nach Art. 28 DSGVO ist er Pflicht, sobald ein Anbieter in eurem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet. Für KI-Tools ist die Frage deshalb einfach: Gehen Namen, E-Mail-Adressen oder andere Daten von Personen in das Tool? Dann braucht ihr den AVV, vorher.

Wann du keinen AVV brauchst

Wenn keine personenbezogenen Daten in das Tool gehen. Eine allgemeine Frage, ein eigener Text ohne Namen, eine Übersetzung eines Produkttextes: Dafür ist kein AVV nötig, egal mit welchem Konto. Genau deshalb steht in vielen KI-Richtlinien die Regel „keine Kundendaten eingeben“. Sie macht den AVV für den Alltag überflüssig und schützt gleichzeitig Geschäftsgeheimnisse.

Sobald aber jemand eine Kundenmail mit Namen und Anliegen in das Tool kopiert, um eine Antwort zu formulieren, sind personenbezogene Daten im Spiel. Dann gilt: AVV vorhanden oder Regel einhalten.

Wo Anbieter den AVV anbieten

Bei den großen Anbietern gilt ein Muster: Für Firmenkonten (Team, Business, Enterprise, API) gibt es einen AVV, der oft automatisch Teil der Geschäftsbedingungen ist oder mit wenigen Klicks im Kundenkonto abgeschlossen wird. Für Privatkonten (Free, Plus, Pro) gibt es ihn nicht, weil der Vertrag mit der einzelnen Person besteht und nicht mit dem Betrieb.

OpenAI (ChatGPT Team, Business, Enterprise, API): Nach den Angaben von OpenAI steht ein Data Processing Addendum zur Verfügung, und Eingaben aus diesen Konten werden standardmäßig nicht zum Training verwendet. Details auf der Seite zu Enterprise Privacy.
Microsoft (Copilot in Microsoft 365): Nach den Angaben von Microsoft gelten die Product Terms und das Data Protection Addendum des Microsoft-365-Vertrags auch für Copilot. Die Verarbeitung findet innerhalb der Microsoft-365-Umgebung des Betriebs statt.
DeepL (DeepL Pro): Nach den Angaben von DeepL steht für Pro-Konten ein AVV zur Verfügung, und Texte aus Pro-Konten werden nicht zum Training verwendet und nach der Übersetzung gelöscht. Für die kostenlose Version gilt das nicht.
Anthropic (Claude for Work, API): Nach den Angaben von Anthropic gilt für kommerzielle Konten ein Data Processing Addendum, und Daten aus kommerziellen Konten werden standardmäßig nicht zum Training verwendet.
Google (Gemini in Google Workspace): Nach den Angaben von Google gilt für Workspace-Konten das Cloud Data Processing Addendum. Für die Gemini-App im Privatkonto gilt das nicht.

Diese Angaben stammen aus den öffentlichen Seiten der Anbieter und ändern sich. Prüf sie vor dem Einsatz mit personenbezogenen Daten selbst. Auf den Tool-Seiten steht bei jedem Tool, ob und wann wir die Anbieterangaben geprüft haben; solange dort „noch nicht geprüft“ steht, haben wir es nicht.

Drei Fragen, die du dem Anbieter stellst

1. Gibt es einen AVV nach Art. 28 DSGVO für dieses Konto, und wo schließe ich ihn ab?
2. Werden meine Eingaben zum Training der Modelle verwendet, und kann ich das abschalten?
3. Wo werden die Daten verarbeitet und wie lange gespeichert? Gibt es eine Option für Verarbeitung in der EU?

Die Antworten gehören in eure KI-Übersicht, zusammen mit dem Datum, an dem ihr sie geprüft habt.

Was der AVV nicht löst

Ein AVV erlaubt die Verarbeitung im Auftrag. Er beantwortet nicht, ob ihr die Daten überhaupt in das Tool geben dürft. Dafür braucht ihr einen Zweck und eine Rechtsgrundlage, wie bei jeder anderen Verarbeitung auch. Bei Gesundheitsdaten, Daten von Kindern oder Bewerbungsunterlagen ist die Hürde hoch. Die Regel „nie eingeben“ ist für solche Daten der sichere Weg, unabhängig vom AVV.

Ein AVV löst auch keine Geheimhaltungsfragen. Verträge, Kalkulationen und Kundenlisten sind oft keine personenbezogenen Daten im engeren Sinn, aber Geschäftsgeheimnisse. Für sie gilt dieselbe Regel: nicht in das Tool, wenn es ohne geht.

Ein Beispiel

Ein Onlineshop mit zwölf Leuten beantwortet Kundenanfragen mit ChatGPT Team. Die Mitarbeiterin im Kundenservice kopiert die Anfrage samt Name und Bestellnummer in das Tool. Der Betrieb hat den AVV von OpenAI im Team-Konto abgeschlossen, das Training ist ausgeschaltet, und in der KI-Übersicht steht der Zweck „Kundenkommunikation, personenbezogene Daten ja“. Das ist sauber. Die Alternative ohne AVV: Die Mitarbeiterin ersetzt Name und Bestellnummer durch „ein Kunde“ und „eine Bestellung“, bekommt denselben Antworttext und setzt die Angaben selbst ein. Beides geht, aber nur eines davon ohne Vertrag.

So handhabt es Verdalo

In der Freigabeliste trägst du pro Tool ein, ob personenbezogene Daten eingegeben werden. Die Richtlinie sagt dann in Abschnitt 4, in welchen Konten das erlaubt ist, und die KI-Übersicht führt den AVV-Status des Anbieters mit Prüfdatum. Verdalo selbst ist Auftragsverarbeiter für die Daten deiner Mitarbeitenden aus der Schulung; der AVV dazu ist Anlage der AGB.

Quellen

Orientierungshilfe, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Anbieterangaben ändern sich, prüf sie vor dem Einsatz mit personenbezogenen Daten beim Anbieter.